Automatización de ventas y gestión de pedidos
Las órdenes de compra de tus clientes llegan por correo, WhatsApp o portal, y cada una tiene su formato. Las interpretamos, las validamos y cargamos el pedido donde lo necesites, sin digitación manual.
¿Te suena familiar?
- Las órdenes entran por varios canales y ninguna se parece a la anterior.
- El mismo material aparece con descripciones y unidades distintas según el cliente.
- Cada error de material, cantidad o precio se paga después, en despacho y facturación.
- Cuando el volumen sube, la única salida disponible es sumar personas.
Qué podemos automatizar
Ingreso de pedidos de clientes
Recepción de la orden de compra en PDF, Excel, XML o imagen, extracción de los datos, validación y carga del pedido.
Procesamiento de notas de crédito
Lectura y validación de la solicitud contra la información del sistema, y generación del documento.
Estado de pedidos y notificaciones
Consulta del estado de cada pedido en el sistema y aviso automático a quien corresponda.
Cómo lo resolvemos
- 1
Cliente
Envía la orden como lo hace hoy.
- 2
Recepción
Correo, WhatsApp, portal web o carpeta.
- 3
Extracción con IA
PDF, Excel, XML o imagen, sin plantillas fijas.
- 4
Validaciones
Cliente, material, precio, cantidad y unidades.
- 5
Carga del pedido
En SAP, otro ERP, una plataforma web o un archivo para importar.
- 6
Trazabilidad
Estado de cada orden y reporte de excepciones.
Qué hace la automatización de pedidos
- Recibe las órdenes desde los canales que ya se usan: casilla de correo, WhatsApp, portal o formulario web, carpeta compartida o carga directa.
- Interpreta el documento sea PDF, Excel, XML, imagen u otro formato, sin depender de una plantilla fija por cliente.
- Extrae los datos con procesamiento documental e inteligencia artificial: cliente, materiales, cantidades, precios, fechas y condiciones.
- Valida contra los maestros y las reglas comerciales: que el cliente exista, que el material esté habilitado, que el precio coincida con la lista vigente, que la cantidad sea coherente.
- Convierte unidades cuando hace falta, por ejemplo de cajas a unidades, aplicando la equivalencia que corresponde a cada material.
- Crea el pedido donde se necesite, con el mecanismo de integración que el entorno permita.
- Separa las excepciones. Lo que no pasa una validación no se carga a medias: queda identificado con su causa, en un reporte accionable, sin frenar el resto del lote. Una vez corregido, se reprocesa sin volver a empezar.
- Deja registro de cada documento: qué se procesó, cuándo, con qué resultado y qué pedido generó.
Dónde se carga el pedido
No limitamos la solución a un sistema. El pedido puede crearse en SAP, en otro ERP, en plataformas web como Disprofarma, ComercioNet o Farmanet, o entregarse como un archivo estructurado para importar en la herramienta que ya usas.
En SAP, la creación del pedido puede resolverse por BAPI, por API, por Service Layer o DI API en Business One, o por SAP GUI Scripting cuando no hay una interfaz habilitada. Definimos el destino y el mecanismo en el relevamiento, junto al equipo de TI.
Para qué tipo de empresa
Lo implementamos en consumo masivo, donde el volumen de órdenes es más alto y más constante, pero la solución no depende del rubro. Aplica a cualquier empresa que reciba muchas órdenes de compra en formatos que no controla: distribución, manufactura, farma, retail, logística.
De la entrada al resultado, sin pasos manuales
Recepción
La orden llega por correo, WhatsApp, portal o carpeta.
Extracción
La IA lee PDF, Excel, XML o imagen, sin plantillas fijas.
Validación
Cliente, material, precio, cantidad y unidades contra tus maestros.
Carga
Pedido en SAP, otro ERP, plataforma web o archivo para importar.
Excepciones y registro
Lo que no valida se separa con su causa. Todo queda registrado.
Sistemas con los que nos integramos
Trabajamos sobre los sistemas que tu empresa ya usa. Cuando no hay integración disponible, operamos el sistema como lo haría un usuario o generamos archivos para importar. Cómo nos integramos con SAP.
Beneficios para tu operación
- Hasta un 90 % menos de tiempo operativo por orden, según el volumen y la variedad de formatos (referencia del caso en producción).
- El equipo deja de transcribir y pasa a revisar excepciones.
- Bajan los errores de material, cantidad y precio, y con ellos los reprocesos aguas abajo.
- El ciclo Order-to-Cash se acorta porque el pedido entra apenas llega.
- Se procesa más volumen sin ampliar el equipo, incluso en los picos.
- Cualquiera puede responder en qué estado está una orden sin abrir el ERP a buscarla.
¿Tu equipo dedica horas a cargar pedidos?
Cuéntanos cómo funciona hoy el proceso y te decimos si es automatizable y por dónde conviene empezar.
O escríbenos a contacto@huapixsolutions.com